Você já se viu preso em um sistema antiquado, lutando para realizar tarefas simples? É uma realidade que muitos de nós enfrentamos, e isso não é por acaso. Empresas há muito tempo têm se debatido com sistemas legados, acumulando camadas e camadas de complexidade, tornando-se cada vez mais disfuncionais para os usuários. E talvez você se identifique com isso, pois, afinal, quem nunca teve que lidar com este tipo de problema?

Os Desafios da Modernização de Sistemas Legados

A necessidade de modernização de sistemas legados é uma realidade cada vez mais urgente em empresas baseadas em software, principalmente naquelas que mantém um relacionamento de longa data com seus clientes. Muitos destes sistemas “evoluíram” ao longo do tempo, agregando novos recursos e funcionalidades para atender novas demandas de negócio, porém, poucos conseguem fazer isso de forma estruturada e organizada. O resultado, muitas vezes, são sistemas inflados de recursos, com falta de continuidade em muitos fluxos de navegação e com uma proposta de valor vaga, que já não atende mais de forma eficiente as demandas dos usuários.

O Custo da Desconstrução do Valor

Todo negócio evolui ao longo do tempo. Na medida que uma empresa passa a conquistar mercado e a assumir novos clientes, passam a surgir novos desafios, que se refletem em novos recursos ou na descontinuidade daqueles que já não atendem aos objetivos do negócio. Para adaptar o sistema a esta nova realidade, geralmente são realizados enxertos ou podas na interface que vão descaracterizando o produto, até o ponto dele começar a se tornar disfuncional para o usuário.

Outra questão comum também é o gerenciamento de exceções por parte de exigências ou necessidades específicas de novos clientes, para que o sistema de adeque às suas particularidades, o que acaba criando novas regras de negócio que não só poluem a interface para o usuário como muitas vezes sobrecarregam o processamento do sistema. Agora, imagine esse processo acontecendo de forma recorrente ao longo de anos, aliado à defasagem tecnológica e à mudança de hábitos e necessidades dos usuários. O resultado disto? Uma desconstrução de valor do produto ao longo do tempo, que começa a refletir em usuários insatisfeitos e na ineficiência das operações.

O investimento na modernização de um sistema costuma ser oneroso, porém, demorar muito tempo para tomar esta decisão pode gerar um passivo ainda maior para a empresa, chegando ao ponto de se tornar insustentável para o negócio. Muitas empresas que resolvem modernizar seus sistemas após chegarem neste limite, acabam se focando apenas na atualização da tecnologia para mantê-lo funcionando e para “ter o menor impacto possível no negócio”, e acabam não revisando as regras de negócio, fluxos de navegação e nem se a proposta de valor continua fazendo sentido para o usuário (isso quando há uma proposta de valor definida).

O fato é que a percepção de valor por parte do usuário está diretamente relacionada à capacidade que o sistema tem de resolver suas demandas de forma eficiente e, se as mudanças no modelo de negócio da empresa ao longo do tempo não forem suficientemente transpostas para dentro do sistema, a partir de uma usabilidade que comunique isso adequadamente para o usuário, haverá uma desconstrução contínua de valor que começará a criar uma percepção de ineficiência cada vez maior para o usuário.

Revisando a Proposta de Valor para uma Modernização Eficiente

O sucesso na modernização de um sistema legado passa, antes da seleção e implementação da tecnologia mais adequada, pela revisão da proposta de valor e das regras de negócio. É preciso saber se está claro para o usuário quais problemas o sistema resolve e se todos os recursos existentes continuam fazendo sentido ou se atendem o usuário dentro de suas necessidades. Pular esta etapa é condenar o sistema, no longo prazo, a continuar cometendo os mesmos erros. Mudar a tecnologia sem revisitar os processos pode até tornar o sistema mais ágil, mas também vai acelerar a frustração dos usuários.

O processo de modernização de um sistema é uma ótima oportunidade para mobilizar toda a empresa na revisão da sua proposta de valor. Se há um consenso sobre o que é o produto, que problemas ele resolve e qual valor ele entrega e para quem, tanto a definição do escopo e regras de negócio quanto da usabilidade e comunicação do novo sistema serão mais assertivos e eficientes, evitando retrabalhos desnecessários e inconsistências ao longo do projeto. E esse alinhamento precisa acontecer inclusive entre as equipes técnicas e de negócio, para garantir que todos estejam caminhando na mesma direção.

Uma proposta de valor consensualizada entre todos dá uma direção para todo o time e garante que todas as decisões sejam convergentes com as demandas e anseios do usuário. Isso aumenta a percepção de valor do produto e garante que o usuário esteja alinhado com a estratégia e modelo de negócio da empresa.

Alinhando Estratégia e Produto para Aumentar a Percepção de Valor

É muito comum que em um projeto de modernização a empresa queira reduzir os custos e cronograma do projeto ao máximo, mas o alinhamento entre todos e a transferência da estratégia da empresa para o produto é fundamental para o sucesso do projeto. Ao conduzir um projeto de modernização, utilizamos conceitos e ferramentas do Design Thinking para mapear o comportamento do usuário no uso do produto e realizamos análises exploratórias entre toda a equipe para entender as diferentes perspectivas do produto e como ele entrega valor para o usuário.

A principal entrega desta etapa é a definição da proposta de valor, que definirá o que é o produto, que problemas ele resolve e qual o principal valor ele entrega. Dependendo dos diferentes perfis de usuário que utilizarão o produto, poderemos ter desdobramentos da proposta de valor principal, indicando como cada perfil de usuário percebe valor a partir dos problemas que precisam ser resolvidos. Essas declarações passam então a ser referências na hora de definir o escopo, priorizar recursos e conduzir a comunicação para cada perfil de usuário que utilize o produto.

Para garantir que a proposta de valor seja sistêmica, é importante que todas as pessoas envolvidas no desenvolvimento do produto, tanto da equipe de negócio quanto da equipe técnica participem do processo, para que, além de explorar os diferentes cenários e contextos de uso do produto, todos se sintam parte do processo e entendam a construção que vai fundamentar a proposta de valor do produto, pois um dos objetivos desta dinâmica é justamente criar um alinhamento e consenso entre todos, diminuindo ruídos na comunicação e aumentando a assertividade das ações.

Garantindo a Transferência de Valor para o Usuário

O processo de transição de um sistema legado para um novo também precisa ser feito de forma adequada para garantir a continuidade das operações e diminuir os atritos do usuário no uso da nova plataforma. A metodologia do Design Thinking auxilia neste processo, pois, uma vez definida a proposta de valor, há uma referência do que agrega mais valor para o usuário e que precisa ser priorizado na transição para o novo produto.

Outro processo igualmente importante é a experiência de uso do produto. Muitos usuários são avessos às mudanças e mesmo que haja uma atualização de escopo e processos em função da proposta de valor, o usuário não pode perder a referência do que ele já estava habituado a fazer. Para evitar este tipo de atrito, é preciso entender quais são os principais fluxos do sistema e utilizar de convenções de design e usabilidade para garantir que os processos continuem familiares ao usuário apesar de serem revisitados para garantir a transferência de valor do produto.

Um dos obstáculos que podem retardar ou dificultar esse processo é a falta de adesão, principalmente das lideranças estratégicas, em mobilizar as equipes para a realização das dinâmicas de Design Thinking, em função de cronogramas já estabelecidos e urgência na evolução do projeto, porém, as consequências da falta de alinhamento e comunicação entre os times no resultado final do produto costumam sensibilizar os gestores a priorizarem esta iniciativa.

O Impacto da Proposta de Valor Centrada no Usuário

Os principais resultados deste projeto são o realinhamento de entendimento e propósito do produto entre todos os envolvidos, o que reduz significativamente as falhas de comunicação, a ineficiência das operações e principalmente o retrabalho, já que toda a operação está orientada pelas mesmas diretrizes e princípios. Como a proposta de valor está centrada no usuário, as definições de escopo, priorização de recursos e decisões de produto passam a ser mais assertivas, criando um produto mais acessível para o usuário e mais rentável para a empresa.

O usuário passa a captar de forma mais direta o valor do produto, já que toda a usabilidade e experiência de uso está centrada em suas demandas e necessidades. Um produto que facilite a experiência do usuário e que faça a transferência de valor de forma fluída e convergente com o comportamento de uso, se transforma um produto mais inteligente, atraente e rentável para o negócio.

Como a EximiaCo pode ajudar a sua empresa nesta jornada

Se sua empresa está pensando o desenvolvimento de um novo produto ou planejando a modernização de um sistema, este é o momento ideal para avaliar a sua proposta de valor e realizar todo o alinhamento do time. Adoraríamos conhecer mais sobre a história e desafios do seu produto para que possamos construir um projeto de sucesso juntos. Clique aqui para agendarmos um momento para continuar esta conversa. Enquanto isso, gostaria de lhe convidar a conhecer a publicação digital “UX do Jeito Certo“, um livro que estou escrevendo para compartilhar a experiência da aplicação dos princípios relatados neste artigo em projetos de nossos clientes. Até logo!