Priorizando atividades conforme importância e urgência (matriz de Eisenhower)

Elemar Júnior

Sempre há mais “coisas interessantes” para fazer do que tempo e recursos para colocá-las em prática. Por isso, ter clareza sobre o que fazer e, principalmente, sobre o que não fazer é fundamental.

Há, sem dúvidas, na lista de pendências, tanto de indivíduos quanto organizações, atividades que são mais importantes do que outras. Há também aquelas que, por algum motivo, se tornaram urgentes. Infelizmente, com frequência, o mais urgente não é o mais importante.

É atribuída a Dwight Eisenhower, 34o presidente dos Estados Unidos, reconhecido por ser excelente gerenciando seu tempo, a criação da matriz famosa que leva seu nome. Trata-se de uma ferramenta de priorização com bem mais de meio século de aplicação e eficácia demonstrada.

A proposta da matriz de Eisenhower é organizar atividades conforme o nível de importância e urgência de cada uma e encaminhar de maneira efetiva sua execução. Sendo que:

  • atividades não urgentes, tampouco importantes, devem ter execução adiada ou, até mesmo, negada;
  • atividades urgentes, mas não importantes, devem ter execução delegada a alguém com condições e recursos suficientes;
  • atividades importantes, mas não urgentes, devem ser planejadas e devidamente agendadas. Afinal, quando uma atividade importante é negligenciada por muito tempo é natural que se torne urgente;
  • atividades importantes e urgentes devem ser executadas imediatamente!

Os critérios para determinar o que é urgente e o que é importante precisam ser acordados conforme o contexto. Nas organizações, esses critérios devem ser subordinados à estratégia e serão, se bem estabelecidos, sua expressão para os níveis táticos e operacionais.

Better late than never. But, never late is better. (Dwight Eisenhower)

Exploradas visualmente, as classificações da matriz de Eisenhower colaboram para reforçar o alinhamento dos times e aceleram a tomada de decisão. Utilizada de maneira explícita, tem incrível poder de combater a procrastinação (ameaça real nesses tempos onde estamos mudando nossa relação com o trabalho)

A matriz de Eisenhower é uma daquelas ferramentas reconhecidas por todos, mas raramente aplicadas, de maneira consistente, na prática. Entretanto, embora simples, tem poder transformador.

Em resumo

O problema
Sempre temos mais “coisas interessantes” para fazer do que tempo e recursos para colocá-las em prática. Além disso, quando trabalhamos em time, principalmente de maneira distribuída, é difícil fazer com que todos estabeleçam prioridades coerentemente.
O insight
A matriz de Eisenhower orienta que priorizemos atividades de acordo com os níveis de importância e urgência de cada uma. A ideia é executar imediatamente aquilo que for urgente e importante, planejar a execução do que for apenas importante, delegar aquilo que for apenas urgente e, finalmente, adiar ou negar a execução daquilo que tiver pouca importância e nenhuma urgência.
Os benefícios
Aplicada visualmente, a matriz de Eisenhower ajuda a explicitar a estratégia e orienta a execução promovendo alinhamento de propósito e, em consequência disso, autorizando autonomia de execução.

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